Zarząd
SM Południe po objęciu swoich obowiązków z dniem 1.02.2020 r. w pierwszej kolejności
dokonał wstępnej oceny dotychczasowej działalności Spółdzielni, by móc wyznaczyć
racjonalne pole do działania na rzecz mieszkańców osiedla. Opracowanie
określonych procedur, egzekwowanie wywiązywania się w sposób należyty z
powierzonych obowiązków przez pracowników oraz dostosowanie regulaminów do aktualnych
przepisów prawa niewątpliwie są czasochłonne, ale profesjonalne podejście do
tematu ma w rezultacie zapewnić sprawne funkcjonowanie Spółdzielni.
1.
W trakcie analizy dokumentacji z
postępowań przetargowych, zawieranych umów, zapisów w poszczególnych regulaminach
oraz odpowiedzialności osób za podejmowane decyzje niejednokrotnie nasunęły się
niepokojące wnioski, które w rezultacie zostały poddane wnikliwej weryfikacji. Poniżej
przekazujemy Państwu nasze spostrzeżenia na temat niektórych tylko nieścisłości
w zlecanych pracach termomodernizacyjnych i remontowych oraz usługach na
podstawie obowiązującego regulaminu postępowania przetargowego przed
udzieleniem zamówienia na roboty budowlane, usługi i dostawy w SM Południe w
Sosnowcu.
2.
W wyniku organizowanych postępowań
przetargowych z wyłonionym wykonawcą zawierane były umowy ramowe na okres roku
bez określenia górnego limitu kwoty przeznaczonej na realizację danego zadania.
Tym sposobem można było zlecać prace bez nadzoru księgowego oraz bez ograniczeń
finansowych czy czasowych. Przykładowo jedna firma realizowała prace określonego
rodzaju na kwotę ok. 350 tys. zł, inny rodzaj prac kosztował Spółdzielnię 200
tys. zł, a jeszcze inne usługi – ponad 100 tys. zł. Gdyby w umowach wskazywano ramową
górną granicę kwoty określonej w planie finansowym na dany rok, byłaby możliwa
kontrola nad wydatkowaniem środków.
3.
Zapisy w umowach ramowych powodowały,
że zlecenia na poszczególne prace nie zawierały szczegółowych danych dotyczących
zakresu wykonania tych prac. Nie wskazywano na przykład wielkości obszaru
realizacji zadania, gdyż nie sporządzano kosztorysów inwestorskich ani
przedmiarów. Przyjmowano orientacyjną wielkość obszaru do prac na podstawie
ściśle podanych przez wykonawcę stawek kalkulacyjnych do przetargu. Tym
sposobem zlecano prace o orientacyjnym koszcie wykonania. Suma takich zleceń w
ciągu roku dawała często pokaźną kwotę. Regulamin przetargowy zakładał, że
prace do 10 tys. zł zlecano bez przetargu, czyli wykonawcom, z którymi nie
wiązała Spółdzielnię żadna umowa ramowa. Poszukiwania wykonawców do takich
zadań odbywały się w sposób dowolny, według uznania i wiedzy pracowników
Spółdzielni. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby określono jasne zasady, a
dokumentacja zawierała takie elementy, jak: zapytanie do potencjalnych
wykonawców na zasadzie rozeznania rynku ze wskazaniem zakresu prac, odpowiedzi
oferentów i kosztorys ofertowy, protokół zdawczo-odbiorczy wykonanych robót
itp. W poszczególnych umowach brakowało też tak istotnych elementów jak kary za
nierzetelne wykonanie zlecenia czy też za niewykonanie pracy w określonym
terminie lub bezzasadne odstąpienie od umowy. Zadania były zlecane firmom bez
weryfikacji ich wiarygodności i rzetelności, m.in. firmom zadłużonym. Realizowano
również zlecenia, które niejednokrotnie mogły Spółdzielnię kosztować
zdecydowanie mniej. Przykład: zlecenie z marca
2020 r. dotyczące wywozu obciętych gałęzi i krzewów z części Osiedla. Prace te próbowano
zlecić współpracującym dotychczas ze Spółdzielnią firmom za ponad 6500 zł netto
(I oferta) oraz ponad 8700 zł netto (II oferta). Ostatecznie po weryfikacji
tych ofert i cen przez obecny Zarząd zadanie wykonała firma, którą pierwotnie
pominięto w zapytaniu ofertowym, a z którą Spółdzielnia ma zawartą umowę. Firma
ta wykonała tę usługę za 3200 zł netto. Nie trzeba dodawać, że zlecenie zadania
innej firmie niż ta, z którą była zawarta umowa, jest naruszeniem zasad umowy, a
konsekwencje mogłyby uderzyć finansowo w Spółdzielnię.
4. Przyjęty
regulamin przetargowy sztywno określał zasady oceny ofert składanych przez
potencjalnych wykonawców ze wszystkich postępowań. Dostosowanie kryteriów oceny
do danego postępowania, czyli ich zmiana, było naruszeniem regulaminu, który nie
zakładał żadnej elastyczności, a poszczególne kryteria oceny danej oferty nie
były punktowane w sposób czytelny i według jednakowych zasad dla wszystkich.
Naszym zdaniem zasady te powinny ulec modyfikacji. Z rozmów przeprowadzonych z wykonawcami,
którzy nie przystępowali do przetargów w naszej Spółdzielni, a których
chcieliśmy zachęcić do składania ofert w 2020 r., wynikało, że nie chcą tego
zrobić, ponieważ nie wierzą w szansę wygrania, w związku z czym nie składają
ofert, bo nie chcą marnować czasu ani energii. Jako powód wskazywali zwłaszcza
fakt, że Spółdzielnia wybiera wciąż te same firmy według sobie tylko znanych
zasad.
5. Warto
też wspomnieć, że obowiązujący dotychczas regulamin przetargowy umożliwiał
udział w Komisji Przetargowej członkom Rady Nadzorczej, którzy decydowali m.in.
o wyłonieniu wykonawcy na tak duże prace jak na przykład termomodernizacja
budynków. Taki proceder stoi w jawnej sprzeczności nie tylko z literą prawa,
ale i z kulturą zawodową oraz etyką.
6.
Niektóre firmy, z którymi
Spółdzielnia już od kilku lat współpracuje z dobrym skutkiem dla obu stron,
wydają się traktowane ulgowo i wbrew przepisom. Mają bowiem dostęp do lokalu w
zasobach spółdzielczych, za który nie dokonują opłat. Nie tylko nie płacą za
najem, ale co więcej, koszty zużycia mediów (prąd, woda, ciepło) są pokrywane
przez Spółdzielnię. Innym firmom w umowie na wykonanie zadania proponuje się natomiast
odpłatnie pomieszczenie gospodarcze, za które takie opłaty się nalicza. Widząc realną potrzebę
zmian w zakresie regulaminu przetargowego w Spółdzielni, prowadzone są obecnie
prace nad zupełnie nowym regulaminem, który chcielibyśmy przedstawić Radzie
Nadzorczej do akceptacji na najbliższym posiedzeniu. Nowo opracowany regulamin
będzie wolny od tych wszystkich błędów i wewnętrznych sprzeczności, o których
piszemy. Nadmieniamy jednocześnie,
że osoba kierująca działem technicznym znajduje się obecnie w okresie
wypowiedzenia, a w najbliższym czasie zostanie ogłoszony konkurs na wyżej wymienione
stanowisko.
Zachęcamy Mieszkańców do
śledzenia kolejnych informacji, które zamierzamy publikować cyklicznie na
stronie internetowej SM Południe oraz Facebooku.
